Как правильно заполнить трудовую книжку

Как правильно заполнить трудовую книжку – полное руководство

Как правильно заполнить трудовую книжку

Обязанность вести трудовые книжки есть у каждого работодателя, независимо от того, организация это или всего лишь предприниматель, принимается ли сотрудник на постоянной основе или временно для сезонных работ. Это закреплено в части 3 ст.66 ТК РФРФ.

Есть два исключения:

  • ИП не заводит книжку сам на себя;
  • работодатель – не ИП и не компания, а всего лишь физлицо.

Если работник нанимается по гражданско-правовому договору, то запись в его трудовой делать не нужно. В сервисе «Мое дело» вы сможете вести отдельный учет штатных сотрудников и нанятых по договорам ГПХ.

По закону запись в трудовой книжке работодатели делают на работников, которые проработали у них свыше пяти дней, если эта работа для сотрудника основная.

Трудовую книжку на работника должен завести первый работодатель. Потом она так и будет кочевать с места на место вместе с работником.

Пока действует трудовой договор, книжка хранится у работодателя, и он регистрирует все движения по ней в специальном журнале учета.

Если у будущего сотрудника нет книжки, организация должна ее завести. Чистые бланки приобретаются в типографиях или в специализированных магазинах.

Записи нужно делать ручками: перьевыми, гелиевыми, шариковыми. Допустимые цвета – синий, черный, фиолетовый.

На титульном лист вписывается:

  • Ф.И.О полностью;
  • образование, профессия, специальность;
  • дата рождения – арабскими цифрами число, месяц, год;
  • дата заполнения.

Работник должен расписаться в специально отведенном месте.

Со стороны работодателя подписывается и ставит печать ответственное лицо: руководитель или специалист по кадрам.

Исправления на титульном листе делать нельзя.

Если сотрудник отдела кадров при заполнении ошибся, сценарий только один – уничтожить по акту испорченную книжку и завести новую.

Зачеркивание разрешено только в одном случае, когда изменились личные данные работника.

Здесь делаются записи, когда человека принимают на работу, переводят в пределах одного предприятия или увольняют.

Если кандидат пришел устраиваться уже со своей книжкой на руках, заполнение трудовой начинается именно с этого раздела и в такой последовательности:

в графе 3 в виде заголовка указывается полное и сокращенное наименование работодателя (если оно есть). Сокращенное наименование можно указывать в отдельной строке за скобками или без них.

Разрешается использовать штамп с полным и сокращенным наименованием работодателя.

  • в графе 1 под наименованием работодателя ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 – число, месяц и год приема;
  • в графе 3 – непосредственно запись о приеме на работу с указанием наименования должности, профессии, специальности, квалификации. Образец записи в трудовой: «Принят на должность бухгалтера 1 категории».
  • в графе 4 ставится номер и дата приказа о приеме на работу.

Перевод оформляется так же, но запись будет начинаться не с «принят…», а «переведен…», а в графе 4 нужно будет написать номер приказа о переводе.

Номер записи будет следующим после записи о приеме либо переводе. Пустая строка не оставляется. Дата записи – последний день работы по приказу.

В графе 3 трудовой книжки указывается причина увольнения:

  • по собственному желанию;
  • из-за ликвидации предприятия или ИП;
  • по соглашению сторон;
  • из-за систематических нарушений дисциплины;
  • по сокращению штата;
  • в связи со смертью работника.

Какова бы ни была причина, нужно указать номер статьи ТК, по которой сотрудник увольняется.

Пример: «уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В графе 4 – номер и дата приказа об увольнении.

В графе 3 в следующей строке ниже указывается должность ответственного лица организации (ИП), его подпись, фамилия и инициалы. Ставится печать (при наличии).

В той же графе строкой ниже работник пишет «ознакомлен», расписывается и ставит фамилию с инициалами.

После этого ему еще нужно расписаться в книге учета трудовых книжек и тогда уже бывший работник получает свою книжку на руки.

Учет наемных сотрудников – это не только книжки.

Это еще и приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры; оформление отпускных, больничных, командировок.

Все эти документы в автоматическом режиме формируются в сервисе «Моё дело» на актуальных бланках и с учетом действующих требований.

Более того, система сама рассчитывает заработную плату, страховые взносы и другие выплаты персоналу.

И это еще не все. Все отчеты, которые обязан сдавать работодатель: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-стаж, 4-ФСС, расчет по страховым взносам тоже формируются автоматически с вашими реквизитами.

Единственное, чего не умеет наш сервис – вручную заполнять трудовые книжки, но со всем остальным справляется на ура.

Зарегистрируйтесь и увидите все сами.

В избранное

  • ВКонтакте
  • WhatsApp

Источник: https://www.MoeDelo.org/club/article-knowledge/kak-pravilno-zapolnit-trudovuu-knizku-polnoe-rukovodstvo

Правила заполнения трудовой книжки: оформление титульного листа, исчисление пенсии и стажа, проверка на подлинность, образцы документов

Как правильно заполнить трудовую книжку

Трудовая книжка является официальным документом гражданина, содержащим полную информацию о его официальной трудовой деятельности на протяжении всей жизни. В обязанность работодателей входит хранение и надлежащее заполнение документа.

Кто выдает

Трудовые книжки могут быть получены двумя способами:

  1. Выдача работодателем при трудоустройстве в организацию. При оформлении нового сотрудника, не имеющего официального опыта работы, кадровая служба организации может самостоятельно выдать ему новый документ. Стоимость бланка трудовой книжки вычитается из первой заработной платы сотрудника.
  2. Выдача учебным заведением при получении диплома. Некоторые учебные заведения среднего и высшего профессионального образования выдают в качестве приложения к диплому своим выпускникам трудовые книжки. Наличие бланка не облегчает поиск работы молодым специалистам, но позволяет прийти в организацию уже с полным пакетом необходимых документов.

Самостоятельно получить документ можно, приобретя его в любом магазине канцелярских товаров либо в газетных киосках. В этом случае отдел кадров организации не будет вычитать стоимость бланка из первой зарплаты нового сотрудника.

Оформление трудовой книжки

Трудовая книжка при приеме на работу сотрудника без опыта оформляется работодателем. По закону молодой специалист не обязан иметь при себе бланк трудовой книжки.

Ее самостоятельная покупка допускается только по инициативе самого гражданина. Обязанность по выдаче новых трудовых книжек лежит на кадровой службе организации.

С целью оформления новых сотрудников без опыта работы работодатель должен позаботиться о своевременной закупке бланков.
Завести трудовую книжку необходимо в течение недели после подписания сторонами трудового договора. Документ оформляется кадровым работником, после чего предоставляется сотруднику. Гражданин проверяет достоверность внесенных сведений (данные на титульном листе документа, запись о приеме на работу в организацию) и ставит свою подпись.

После этого книжка возвращается обратно кадровому работнику, обязанностью которого является ее хранение, ведение и выдача сотруднику при увольнении. Работодатель несет ответственность за утерю трудовой книжки или внесение в нее недостоверных сведений.

Заполнение титульного листа

При заполнении титульного листа документа нужно учитывать следующие правила:

  1. Цвет чернил, которыми вносятся записи – синий, фиолетовый или черный. Использование других цветов не допускается.
  2. Все сведения вносятся без сокращений, разборчивым и компактным почерком.
  3. Фамилия, имя, отчество вносятся полностью.
  4. Дата рождения вносится арабскими цифрами без использования слов. Число и месяц – две цифры, год – четыре цифры.
  5. В строке образования указывается уровень образования, полученного в учебном заведении (высшее, среднее).
  6. При указании специальности необходимо прописывать название профессии в соответствии с дипломом.
  7. Датой заполнения документа является день заведения трудовой книжки. При невозможности соблюдения установленного срока в 7 дней от даты заключения трудового договора допускается внесение подходящей даты задним числом. Такая ситуация может возникнуть, например, при отсутствии в организации на момент приема нового сотрудника необходимых бланков и нежелании сотрудника самостоятельно приобретать документ.

Оформление пенсии по трудовой книжке

Граждане РФ могут получать пенсию двух видов:

  1. Социальную. Выплаты регулярного характера, которые выплачиваются гражданам, признанным нетрудоспособными или не имеющим права на иную пенсию.
  2. Трудовую. Ежемесячные выплаты, получаемые гражданами после окончания ими трудовой деятельности по причине наступления пенсионного возраста.

Ключевое отличие трудовых пенсий от социальных – наличие страхового стажа, подтвержденного трудовой книжкой.

В настоящее время существует система персонифицированного учета, благодаря которой все данные о трудовом стаже и трудовой деятельности работника автоматически поступают в ПФР. Причем по полноте предоставляемой информации трудовые книжки значительно уступают данной системе.

Проверка подлинности документа

Трудовую книжку достаточно легко подделать. Подобное желание может возникнуть у граждан в случае утери документа, наличия в старой книжке «плохих» записей, отсутствия необходимого для трудоустройства в новую организацию опыта работы и т. д.

Специалисты отделов кадров могут убедиться в подлинности документа двумя способами:

  1. Сравнение даты выпуска с серийным номером. Существует соответствие между датами выпуска книжек и их серийными номерами. Это правило применимо к документам старого образца, выпущенным до 2004 г. Если соответствие не обнаружено – документ поддельный.
  2. Получение информации о сотруднике от работодателей. По названиям организаций можно найти номера их телефонов и попытаться связаться с руководителями либо сотрудниками отделов кадров. Подтверждение информации, указанной в документе, будет свидетельствовать о его подлинности. Следует учитывать, что в соответствии с законом о защите персональных данных подобный способ может применяться только с письменного разрешения гражданина.

Как посчитать северный стаж

При наличии в трудовой книжке записей, подтверждающих осуществление трудовой деятельности на территориях Крайнего Севера и приравненных к ним, граждане имеют право на получение повышенной северной пенсии.

При отсутствии достоверных данных необходимо приложить к документу подтверждающие справки, полученные по запросу.

Право на получение северного стажа имеют мужчины и женщины при соответствии следующим критериям:

  • возраст мужчин – 55 лет;
  • возраст женщин – 50 лет;
  • общий страховой стаж – 25 лет (у мужчин);
  • общий страховой стаж – 20 лет (у женщин);
  • стаж работы – 12 лет в районах Крайнего Севера, 17 лет в местностях, приравненных к ним.

При расчете северного стажа по трудовой книжке не учитываются:

  • периоды нахождения на учете в центре занятости с получением пособия;
  • отпуска по уходу за ребенком до 1,5 до 3 лет (дородовой, послеродовой отпуск учитывается);
  • трудовая деятельность на полставки.

Максимальный размер выплат не может в итоге превышать три установленных минимальных размера пенсии.

Что делать, если неправильно поставлена печать?

При заверении внесенных сведений печатью организации кадровые работники могут допустить две распространенных ошибки:

  1. Поставить не ту печать. Подобная проблема актуальна для крупных холдингов, в состав которых входит несколько юридических лиц с разными печатями.
  2. Поставить печать не в том месте. Пометка должна располагаться строго на записи об увольнении, в нижней части записи.

Но этот вариант допустим только в случае, если ошибка была обнаружена сразу и в трудовой книжке за ошибочной записью еще не появились новые сведения.

В противном случае рекомендуется рядом с неверным штампом поставить правильный и выдать сотруднику на руки справку, в которой будет указан период его работы в организации.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/pravila-zapolneniya.html

Заполнение трудовой книжки: правила и рекомендации

Как правильно заполнить трудовую книжку

Трудовая книжка – наверное, самый важный документ после паспорта, содержащий сведения о трудовой деятельности человека. Она всегда оказывается в «центре внимания» при трудоустройстве или начислении пенсии. Эта статья о том, как производить заполнение трудовой книжки без ошибок.

Какими нормативными актами регулируется заполнение трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки регламентируется следующими законодательными актами:

  1. Постановлением Правительства РФ № 225 о правилах ведения и хранения трудовых книжек.
  2. Постановлением Министерства Труда России № 69 о требованиях, предъявляемых к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
  3. Трудовым Кодексом: статья 66 – о трудовой книжке, ее особенностях; статьи 192 и 193 об ответственности за несоблюдение порядка по ведению трудовой книжки; статья 83 о расторжении трудового договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
  4. Письмом Роструда № 656-6-0 об ответственности за хранение трудовых книжек.
  5. Кодексом РФ об Административных Правонарушениях (КоАП РФ): статья 5.27 – о последствиях за неисполнение требований законодательства относительно порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек.

Трудовая книжка выдается руководителем, он назначает специалиста, отвечающего за хранение и заполнение ТК. Трудовой договор и приказ о назначении должны содержать должностную инструкцию. В случае нарушения законодательства ответственность ложится на работодателя.

Иногда работники просят на некоторое время выдать им трудовую книжку (например, чтобы предоставить ее в ПФР). Специалисты отдела кадров и руководители предприятий должны помнить, что в случае потери документа, ответственность целиком и полностью ложится «на их плечи».

Возможные варианты наказания:

  • кадровик за нарушение статей 192 и 193 ТК РФ оплачивает штраф в размере 1000–5000 рублей;
  • согласно статье 5.27 КоАП РФ на руководителя налагается взыскание от 30 до 50 тысяч рублей или приостанавливается деятельность предприятия на три месяца.

От штрафных санкций не освобождает даже имеющаяся расписка сотрудника об обязательном возврате документа.

Чтобы избежать весьма серьезных и нежелательных взысканий, кадровик может:

  • лично предъявить трудовую книжку в нужные инстанции;
  • предоставить сотруднику нотариально заверенную копию.

Правила заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки в 2020 году осуществляется на работника, отработавшего на основном месте работы не менее пяти рабочих дней. К их числу причислены внештатные, временные, сезонные сотрудники, подлежащие обязательному социальному страхованию. Трудовая книжка совместителей находится на основной работе, в случаях ее утраты (по вине работодателя) выдается дубликат.

Заполнение трудовой книжки неполными или сокращенными сведениями не допускается. Каждой записи «присваивается» определенный порядковый номер в разделе. Заполнение даты производится только арабскими цифрами, при этом число и месяц пишутся двумя цифрами (например, 01, 05, 12 и т. д.), а год вписывается четырьмя цифрами (например, 2020).

При трудоустройстве трудовая книжка соискателя проверяется на подлинность и совпадение данных, указанных на первой странице с паспортными данными. Сведения на титульном листе непременно должны быть заверены гербовой печатью организации, с которой человек начал свой трудовой путь – без нее документ признается недействительным.

При выявлении нарушений или отсутствии ТК работодатель оформляет новую. Если нет записи об уходе, заполнение записи о приеме делать недопустимо, так как юридически факт увольнения не подтвержден и работник «числится» на предыдущем месте работы.

Данные о наложенных взысканиях в трудовой книжке не отражаются (исключение – увольнение по инициативе работодателя). Заполнение записи об установлении срока непрерывного трудового стажа и не входящих в него периодов работы строго обязательно.

Трудовая книжка содержит три раздела:

  • данные о работнике;
  • сведения о работе;
  • информация о вознаграждениях.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (то есть первого раздела) включает в себя заполнение информации о работнике (Ф. И. О., дата рождения, полученное образование и специальность). Все записи делаются без сокращений, на основании паспорта и диплома об образовании.

Работник проверяет правильность данных и расписывается. Свою подпись ставит и специалист-кадровик, ответственный за заполнение трудовой книжки. Заполнение титульного листа в обязательном порядке заверяется оттиском гербовой печати организации.

Во втором разделе производят заполнение данных о работе, с указанием организации, должности и даты приема, перевода или увольнения.

Заполнение каждой записи обязательно подтверждается приказом-распоряжением и заверяется печатью. Трудовая книжка в третьем разделе включает вознаграждения и поощрения с датами получения и реквизитами документов-оснований. Если какой-то из разделов закончился, кадровики осуществляют заполнение специального вкладыша.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Теперь можно ознакомиться с правилами оформления и поэтапной инструкцией, регулирующей заполнение трудовой книжки, в том числе и директора.

Титульный лист.

Титульный лист заполняется сведениями о работнике. Данные вписываются на основании паспорта, диплома о полученном образовании и документов, подтверждающих изменение личных данных (например, свидетельство о браке, «повлекшее за собой» смену фамилии).

Полный «реестр» сведений, расположенных на самой первой странице:

  • Ф. И. О. (полностью);
  • дата рождения;
  • полученное образование (среднее, высшее и т. д.);
  • специальность (по диплому), например, товаровед, бухгалтер, портной и т. д.
  • дата заполнения трудовой книжки;
  • подпись работника;
  • подпись специалиста отдела кадров, оформившего книжку;
  • оттиск гербовой печати.

Записи о работе.

Заполнение трудовой книжки в разделе сведений о работе начинается с указания полного и сокращенного юридического названия организации, пишется от руки или ставится штамп.

После этого делается запись о трудоустройстве, соответствующая трудовому договору и оформленная не позднее пятого рабочего дня. Заполнение трудовой книжки при приеме на работу производится следующим образом:

  • 1 графа – порядковый номер записи, в новенькой трудовой книжке начинается с первого номера, следующий работодатель продолжит нумерацию;
  • 2 графа – дата приема на работу, число, месяц и год вписываются строго в отведенные для них места;
  • 3 графа содержит «саму суть» записи о приеме на работу с указанием подразделения и должности;
  • 4 графа – реквизиты документа-основания. Сначала пишется название (например, приказ), потом дата и номер.

Перевод работника на другую должность (отдел) оформляется аналогичным образом.

Если работник уходит с предприятия, производится заполнение трудовой книжки при увольнении. Обязательно пишутся причина и ссылка на статью ТК РФ (например, по собственному желанию). Специалист отдела кадров расписывается с указанием своей должности и расшифровкой подписи и заверяет сделанную запись гербовой печатью организации.

Раздел с поощрениями

Заполнение раздела производится данными о «заработанных» поощрениях (почетные звания, грамоты, дипломы и т. д). Трудовая книжка не содержит информацию об устных благодарностях руководства и денежных премиях, может быть, именно по этой причине большинство трудовых книжек с «чистым» разделом поощрений.

Заполнение трудовой книжки:

  • порядковый номер записи;
  • дата получения награды;
  • наименование поощрения (например, почетное звание, грамота, благодарность), за какие заслуги и кем выдано;
  • документ, подтверждающий получение награды (например, постановление, приказ).

Иногда работодатели выдают своим работникам грамоты, дипломы и благодарности, не «подкрепляя» их соответствующими приказами.

Заполнение трудовой книжки подобными поощрениями не производится, и они превращаются в простые «бумажки».

Работники заинтересованы в официальной фиксации своих наград, поэтому вправе контролировать заполнение сведений о полученных вознаграждениях. Проблема решается оформлением необходимого распоряжения.

Дополнительные сведения

Заполнение трудовой книжки данными о совместительстве совсем не обязательно, но по просьбе работника могут быть внесены. Для этого представляется документ, подтверждающий совмещение работы в другой организации, и делается запись.

Заполнение трудовой книжки осуществляется по месту основной работы. Совместителю трудовая книжка никогда не выдается. Заполнение записи о совместительстве: порядковый номер, название организации, реквизиты документа о приеме на работу, подразделение, занимаемая должность. Аналогично производится заполнение данных об увольнении работника со «второй» работы.

Определенные сведения (например, о повышении квалификации и т. д.) относятся к дополнительным и записываются по общему порядку в раздел о работе.

При реорганизации предприятия работник увольняется с одновременным приемом на работу во вновь созданное предприятие. Переименование организации фиксируется в трудовой книжке новым названием предприятия со ссылкой на документ-основание. Благодаря этим записям становится понятной причина несовпадения печатей, проставленных в момент трудоустройства и при увольнении.

Так же оформляют изменения штатного расписания, связанные не с переводом на другую должность, а с переименованием должностей.

Заполнение вкладыша трудовой книжки

Если трудовая книжка заполнена «до отказа», в нее вшивается специальный вкладыш. В инструкции не указано конкретное место подшивки, но чаще всего он пришивается после последней страницы.

На титульном листе (или обложке) основной книжки в штампе «Вкладыш выдан» регистрируется его номер и серия. Зарегистрированный вкладыш становится неотъемлемой частью трудовой книжки. Нумерация записей продолжается, заполнение вкладыша, начиная с титульного листа, ведется аналогично основной книжке.

Если заполнение бланка (трудовой книжки или вкладыша) не «увенчалось успехом» и он неисправимо испорчен, то его ликвидируют по всем правилам утилизации бланков строгой отчетности (специально созданной комиссией составляется акт). Устаревшие формы бланков уничтожаются аналогичным способом.

Типичные ошибки заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки должно быть корректным, ошибки абсолютно недопустимы. Однако трудовая книжка заполняется людьми, а человеку «свойственно ошибаться». Поэтому кадровикам следует знать «наизусть» свои действия при допущенной «опечатке».

Ни в коем случае не перечеркивать неверные записи. Ошибки в разделах о работе и поощрениях исправляются путем признания всей записи недействительной. Делается это следующим образом:

  • графа № 1 – порядковый номер записи;
  • графа № 2 – дата исправления;
  • графа № 3 – пишется: «запись за номером (таким-то) считать недействительной», и указывается верный вариант;
  • графа № 4 – данные документа, подтверждающего правильность записи.

Если ошибка допущена кадровиками с предыдущего места работы, ими же и должна быть устранена. В тех случаях, когда этого сделать невозможно, «теперешний» работодатель исправляет ошибку, ссылаясь на документ, имеющийся у работника (например, приказ-основание, справка и т. д.)

Часто возникает необходимость изменить данные о работнике, вписанные на титульном листе (например, изменение девичьей фамилии при замужестве). Заполнение трудовой книжки ведется по предоставленным документам.

Перечеркивается одной сплошной чертой «бывшая» фамилия.

Над зачеркнутой старой вписывается новая.

На обложке (слева от титульного листа) указываются реквизиты документа, подтверждающего перемену фамилии.

Сделанная запись заверяется подписью работника и печатью организации.

Существует целый перечень типичных ошибок, допускаемых специалистами отдела кадров, ведущих заполнение трудовых книжек:

  • сокращения в записях;
  • орфографические ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника;
  • неверный формат дат (например, месяц написан прописью);
  • заполнение данных на титульном листе неполное или с пропущенными обязательными полями (например, не внесены сведения об образовании);
  • не указана дата выдачи трудовой книжки;
  • отсутствие подписей работника или сотрудника, оформлявшего книжку;
  • заполнение данных титульного листа не заверено печатью организации;
  • сведения о работе ошибочно занесены в раздел поощрений (или наоборот);
  • запись об увольнении работника заверена печатью отдела кадров, а не гербовой, как того требует инструкция, регулирующая заполнение трудовых книжек;
  • нарушен порядок написания реквизитов приказов.

Чтобы избежать неприятных недоразумений и серьезных неприятностей, заполнение трудовой книжки необходимо производить четко и своевременно; сделанные записи дублировать в личной карточке работника. Приведенные в этой статье фотообразцы и инструкция, регулирующая заполнение трудовой книжки, обязательно помогут вам оформлять этот документ без «досадных» ошибок.

Источник: https://biznes-resurs.ru/info/zapolnenie-trudovoj-knizhki/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.