Как правильно отвечать на письма организаций

Содержание

Как ответить на запрос о предоставлении информации

Как правильно отвечать на письма организаций

Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, в котором фигурирует отказ в отправке нужных данных или сразу же указывается то, что требует автор письма.

Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:

  • суды и приставы в рамках дела или производства по нему;
  • прокуратура и полиция в рамках конкретного уголовного дела или полученного заявления;
  • налоговая в рамках проверки налоговых отчислений;
  • адвокаты в рамках отдельных оказываемых услуг;
  • Министерство обороны в рамках обеспечения обороноспособности страны.

Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.

Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.

В какие сроки надо подготовить ответ

Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:

  1. Если запрос поступил от государственной структуры, в нем обычно указывается требование предоставить ответ в течение определенного количества дней. Не стоит пренебрегать этим требованием.
  2. Если требование поступило от контрагента и в договоре между сторонами сказано, что при такой ситуации ответ необходимо предоставить в течение конкретного срока, на этот период и стоит ориентироваться.
  3. Во всех остальных ситуациях рекомендуется давать ответ в течение 7 дней или любого разумного срока.

«Разумность» срока определяется исключительно получателем, но ее необходимо связывать с поиском необходимой информации. Например, если письмо касается данных, которые есть в быстром доступе, рекомендуется ответить немедленно. В том же случае, когда приходится поднимать архивные данные за последние три года, понятно, что срок значительно увеличивается.

Как составить ответ

При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:

  • данные получателя письма (название и адрес компании, которая отвечает на бумагу);
  • текст ответа. Обычно он начинается с упоминания запроса;
  • дата и подпись должностного лица. Обычно ставится печать компании. Рекомендуется добавить контактные данные составителя ответа, чтобы его получатель смог уточнить данные, если это потребуется.

При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.

Стандартный бланк такого документа выглядит так:

_____ года № _________Руководителю________________________________________________

О предоставлении информации

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Директор___________________________________________И.О. Фамилия

Образец ответа с отказом дать информацию

Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:

Как отправить

Если в рамках полученного письма необходимо предоставить какие-либо важные документы (например, оригиналы отчетов и так далее), отправка осуществляется курьерской службой. Во всех остальных ситуациях достаточно направить письмо в бумажном виде обычной почтой или просто выслать в электронном виде.

Источник: https://ppt.ru/forms/zapros/kak-otvetit-na-zapros-o-predostavlenii-informatsii

10 ошибок, которые вы допускаете в деловой переписке

Как правильно отвечать на письма организаций

Мы постоянно пишем письма, и на карантине многие стали писать их в разы больше – уже нельзя дойти до стола коллеги или собраться на обед с партнерами.

Какие ошибки часто возникают в деловых письмах, и как их избежать? «Цех» попросил Анастасию Ландер, автора курса «Пишем сами» в InLiberty, разобраться в тонкостях переписки.

По промокоду ПИШЕМЦЕХ вы можете записаться на курс со скидкой 10%.

Вика Шибаева / ЦЕХ

Невнятная тема письма

Вы наверняка получали письма с темой “Документы”, “Счет” или “IMG_4703”. Удобно ли в них ориентироваться? Нет. Тема письма должна помогать адресату работать с почтой, а не сбивать с толку. Обязательно укажите в теме важную дату или время, если в самом письме вы говорите об этом. Если вы назначаете встречу, озаглавьте письмо так: “Встреча с Имяреком 10 сентября”.

Если присылаете мотивационное письмо работодателю или эйчару, укажите, на какую вакансию претендуете, например: “Вакансия графического дизайнера в “Я и сыновья” – резюме Семена Петрова”.

Если же вы отправляете те самые документы, счета или хайрезы картинок, то смело пишите: “Закрывающие документы к договору WY01 от 13 июня 2020 года”, “Счет LC015 от 7 августа” или “Иллюстрации для материала о медитации”. 

Потрудитесь писать слова целиком. Так ли много времени вы экономите на каждом пжлст? 

Фамильярное или слишком выспренное приветствие

Как вы обычно приветствуете адресата – и приветствуете ли? “Привет, Ирин,”? “Многоуважаемая Ирина Сергеевна, позвольте засвидетельствовать вам свое почтение”? Или используете ставшее знаменитым и лингвистически неправильное “Доброго времени суток?” 

Чтобы поздороваться, выбирайте “Здравствуйте” или “Добрый день”, если вы не слишком близко знакомы с адресатами. Постарайтесь выяснить, зовут вашу адресатку Наталья или Наталия – это разные имена.

Если Ирина Сергеевна любит обращение по имени и отчеству – отлично, вы все правильно пишете. Но витийства вроде “многоуважаемая” и прочая оставьте для дипломатической переписки.

В деловом письме будет достаточно просто “Уважаемый / уважаемая”.

Отсутствие контекста

Вы впервые пишете адресату и сразу переходите к делу: 

Здравствуйте, Николай,

мне нужна презентация вашего выступления на маркетинговой конференции три года назад. Пришлите, пож-ста.

С приветом,

Михаил”.

С таким подходом шансов получить от Николая заветную презу маловато. Подложите контекст!

“Здравствуйте, Николай,

позвольте напомнить о себе: меня зовут Михаил Марков, мы познакомились на конференции Red Apple три года назад и обедали вместе в перерыве. Я был впечатлен вашим выступлением, и мы обсуждали кейсы, которые вы упоминали в презентации.”

А дальше уже можно вежливо высказывать просьбу.

Шаблонный текст

Вы пишете так называемое “холодное письмо”, предлагая свои услуги потенциальному партнеру, и, чтобы сберечь свое время, вставляете в текст описание деятельности вашей компании, взятое с вебсайта. Получается нечто подобное:

“Мы имеем достаточный опыт работы как с крупными федеральными компаниями, так и с небольшими местными компаниями. Нашими Клиентами являются предприятия различных отраслей из разных уголков нашей страны, а также ближнего и дальнего зарубежья.”

Читателя тянет зевать. Чтобы ваше предложение все же изучили, придется потратить время и сформулировать прелести вашего предложения так, чтобы они были важны именно этому адресату.

Суть вопроса не раскрыта

Вы написали отличный текст о себе и своих услугах, но ответа нет. Посмотрите на свои письма критически – есть ли в них формулировки того, что вы хотите получить? Адресаты должны понимать, почему вы им пишете.

Если вы хотите предложить услугу, подать свою кандидатуру на вакансию, получить смету или уточнить детали встречи, обязательно сформулируйте это четким и емким предложением.

Дайте адресату понять, что ему нужно сделать по прочтении вашего письма. 

Много букв

Вы пишете отличные, но уж очень длинные письма. А как иначе? Ведь ваш стартап такой уникальный, ваши услуги дешевле рынка, а ваш послужной список затмевает всех звезд индустрии.

Что делать? Оставляйте в письме самое главное, а подробности распишите в презентации, которую приложите к письму.

Только не забудьте упомянуть, что вы приложили документ с подробной информацией о сути вашего вопроса. 

Сокращения, заискивание, канцелярит

У вас столько дел, что нет времени объяснять. Поэтому в ваших письмах нет заглавных букв, запятых, и полно сокращений наподобие “Спс”, “пжлст”, “кот” вместо “который”. Если письмо писать долго, лучше достаньте телефон. 

В противном случае потрудитесь писать слова целиком. Так ли много времени вы экономите на каждом пжлст? 

Вы очень боитесь доставить неудобство адресату или проявить недостаточное почтение, поэтому сдабриваете письма всякими “подскажите, пожалуйста, выдалась ли возможность ознакомиться с нашей презентацией”. Не надо так – вы ставите себя в слабую, заискивающую, неуверенную позицию. Нет ничего оскорбительного в вопросе: “Скажите, пожалуйста, видели ли вы мое предыдущее письмо и презентацию?”

Вы хотите, чтобы ваши письма звучали весомо и солидно, поэтому пишете только так: “Наши услуги являются уникальными на данном рынке, а я являюсь наилучшим специалистом, имеющим необходимый спектр квалификаций для наиболее оптимального решения данных проблем и вопросов”. Ваш диагноз – канцелярит. Его легко нагромоздить и сложно распутать. Используйте активный залог, дробите длинные предложения, добавляйте понятные подробности, чтобы сообщение приобрело ценность.

“Мы разработали шаблон делового письма, который легко адаптировать для мотивационных и холодных писем любого стиля. Я пишу деловые письма вот уже 20 лет и благодаря опыту работы в международных корпорациях нахожу правильные ответы на самые сложные запросы клиентов и агентств”. 

Неподходящая подпись

В ней только ваше имя и мобильный телефон без кода страны. Или только мейл. Или подписи нет совсем. Или она занимает восемь строк, включает почтовый адрес вашего офиса, ссылки на все аккаунты в соцсетях, вебсайт, логотип и миссию компании, а также пару цитат CEO.

У разных компаний могут быть разные стандарты подписи, и с некоторыми из них ничего нельзя поделать. Но если вы можете составить подпись самостоятельно, посмотрите на нее с точки зрения здравого смысла. В ней обязательно должны быть:

– ваши имя и фамилия;

– ваш мейл;

– должность – если она у вас есть;

– мобильный телефон – если вы готовы его давать;

– если вы инфлюэнсер – дайте ссылку на ключевую соцсеть;

– если ваш вебсайт – основная платформа бизнеса, укажите его.

Все остальное лучше опустить.

Неудобные ссылки, тяжелые приложения

Вы любите вставить длинную ссылку в тело письма так, что она занимает три строки? Прикладываете к письмам PDF весом больше 5 мегабайт? Любите вставить хайрезы фотографий прямо в тело письма? Не надо так делать, пожалуйста. Ссылки сокращайте специальными сервисами, большие файлы и фотографии заливайте в облако и давайте адресатам ссылку с нужными вам уровнями доступа.

Проблемы с ответом

Вы написали идеальное письмо, и – о, чудо! – вам ответили. И вы уже неделю не можете собраться с духом и продолжить переписку – нужно подготовить много данных, подумать о содержании письма, или вас затянула текучка. Что делать? Держите под рукой шаблон быстрого ответа на любое письмо. Он может быть, например, таким (выберите нужные элементы):

“Дорогой / дорогая Имярек,

благодарю вас за ответ. Я обязательно напишу вам подробное письмо / позвоню вам, чтобы обсудить детали завтра / через два рабочих дня / в течение недели.

С уважением,

Я и сыновья.”

Это даст вам поле для маневра. Непременно сдержите слово и ответьте или перезвоните собеседнику в обещанный срок. Иначе никакая переписка не спасет вашу репутацию. 

Толь­ко по­лез­ные по­сты и сто­рис — в на­шем In­sta­gram

«Цех» — медиа о непрерывном образовании взрослых людей. Мы целиком захвачены идеей постоянного развития личности — профессионального, интеллектуального, эмоционального и даже духовного. Мы исследуем, как, чему и где лучше всего учиться и, главное, зачем. Если вам понравился этот материал, подпишитесь, пожалуйста, на нашупочтовую рассылку.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/zehmedia/10-oshibok-kotorye-vy-dopuskaete-v-delovoi-perepiske-5f34e8a197d25b1c9c6dff64

Как писать коллегам и партнёрам, чтобы вопросы решались и никто не ушёл обиженный

Как правильно отвечать на письма организаций

Эксперт — Людмила Сарычева, редактор, автор статей и инструкций о деловом общении, соавтор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки».

Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать

Человек отложит письмо, если ваша просьба поставит его в тупик или потребует дополнительных усилий. Когда мне пишут: «Людмила, во вложении акт, подпишите его и пришлите скан» — я это сделаю сразу, а если попросят составить акт, мне придется заполнять реквизиты, уточнять формулировки, вспоминать пароль от Контур.Документов, и я точно отложу это на потом.

Сделайте так, чтобы отвечать на ваше письмо было удобно. Пришлите готовую форму документа. Если в документе не хватает данных адресата, отметьте, где что добавить. Если эти данные он должен где-то запросить, дайте нужные ссылки и помогите сориентироваться. Например:

Напишите, как быть, если что-то пойдёт не так. К примеру, вы просите сотрудников подтвердить ИНН и говорите, что подойдёт скриншот из сервиса «Узнай свой ИНН» на nalog.ru. Ваш коллега вводит свои данные, а сервис пишет «ИНН не найден». Скажите, что сотруднику делать в таком случае, иначе он вам просто не ответит и вы не узнаете о проблеме.

Пишите в теме не «Срочно!!!», а срок

Слово «срочно» раздражает. Что срочно, люди для себя сами решают. Нарушая границы, мы рискуем вызвать огонь в свою сторону.

Вдобавок «срочно» у каждого своё. Для кого-то это значит, что ответить нужно сегодня, для кого-то дело срочное, если за него надо браться на этой неделе. А если информация может быть истолкована неправильно — она точно будет истолкована неправильно.

Лучше в теме указать срок, а в самом письме объяснить, почему задача требует внимания до такого-то часа или дня. Например:

Если вы не называете срок, кажется, что ваша задача может подождать.
Люди живут своей жизнью: закрывают квартальный план, забирают детей из сада и выгуливают собак. Они знать не знают про отчётность и возмещение НДС. Помогите им разобраться.

Ну а если всё горит — звоните. Коллега может быть на обучении, в командировке или на больничном — и даже не заглянет в почту. Звонок спасёт ситуацию.

Если виноваты — признайте это и попросите помочь

Сотрудник забыл вовремя прислать документы, и теперь нужно, чтобы контрагент их подписал и сегодня же отправил обратно. Признавать провал стыдно. Он делает вид, что всё в порядке, и требует немедленно взяться за дело:

Получатель понимает, что человек сам пропустил срок, но приказной тон отбивает всякое желание помогать ему.

Лучше честно признать вину и попросить выручить:

Людям нравится помогать: они чувствуют себя хорошими. Если вы откроетесь и подадите задачу как личную просьбу, скорее всего, вам пойдут навстречу.

Придерживайтесь принципа двойной деликатности

С незнакомыми людьми мы обычно предупредительнее, чем с коллегами: неизвестно, как они могут отреагировать. Коллег мы знаем лучше и общаемся проще. Но в этом и опасность: стоит перегнуть палку, как переписка перерастает в войну.

Помните, что адресат всегда может понять вас неправильно, услышать за вашими словами не ту интонацию. Я стараюсь удвоить деликатность и избавиться от всего, что можно истолковать как претензию или нарушение границ.

Поставила точку вместо восклицательного знака — значит, сержусь? Ок, без точки. Могут решить, что «заранее спасибо» означает, что я не оставляю права отказаться от задачи, — ок, не пишу так. Лучше пере-, чем недо-.

Не делайте поспешных выводов

Однажды я проводила в компании тренинг, документы они готовили сами. Через две недели бухгалтер мне пишет: «Людмила, почему вы нам не присылаете акты, оплата уже давно прошла. Сколько можно!». 

А я даже не знала, что нужен акт. Если бы бухгалтер вежливо попросила прислать документ, я бы сделала это тут же. Но она написала сразу с претензией. На такое письмо хочется ответить с возмущением, и вот вместо конструктивного общения начинаются боевые действия.

Люди не отвечают по разным причинам. Может, человек не знает сроков. Или решил, что дело пока терпит. Или просто пропустил письмо. Не стоит думать, что адресат молчит из вредности: враждебность просочится в ваше письмо, и диалога не получится.

Наращивайте давление постепенно

Если вам не ответили на первое письмо, напишите второе. Если без ответа осталось второе — напишите в мессенджер. А если не удалось достучаться и так — придётся звонить.

Но наращивать давление — не значит давить эмоционально. Будьте обходительны, исходите из того, что человек пропустил ваше письмо нечаянно, а не из вредности.

Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)

Допустим, вы хотите поговорить с директором о повышении зарплаты или предложить внедрить в компании ЭДО. Обсуждать такие темы лучше лично: так легче направлять беседу в нужное русло. Если босс раздражён и не слышит вас, вы можете перенести встречу.

В переписке можно разве что договориться о встрече, обозначив тему разговора: «Давайте встретимся, я хочу поговорить о повышении зарплаты».

Если директор занят и хочет обсудить всё в переписке, не ведитесь: предложите встретиться тогда, когда время найдётся. В переписке открытого разговора не получится.

Если же в ответ прозвучит «никакого тебе повышения», это повод задуматься, на том ли месте вы работаете.

Наступите на горло собственной песне

Допустим, налоговая требует представить все документы по сделке с контрагентом, включая записи телефонных переговоров. Сделка была в 2014 году, сумма всего 10 000 рублей, а работы — на целый день.

Постарайтесь сделать всё, что в ваших силах: вы лицо компании. Если эмоции через край и руки уже печатают: «Что за бред?!», отложите письмо. Если вы не можете представить все документы просто потому, что у вас их нет, скажите об этом спокойно — завтра.

Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»

Директор удивлён, почему компания платит так много налогов, и настаивает, чтобы вы «посчитали повнимательнее» тут и там.

Менеджер по закупкам, несмотря на ваши протесты, хочет заключить договор с поставщиком, у которого в картотеке ВАС десятки исков о неисполнении обязательств по договору.

Споры начинаются в переписке, а заканчиваются взаимной враждой и ощущением «да гори оно всё синим пламенем».

В таких ситуациях я использую приём, который описал Джим Кэмп в своей книге «Сначала скажите “Нет”». Когда собеседник предлагает что-то неразумное с вашей точки зрения, вы говорите: «Мы можем так сделать, не вопрос.

Результат будет такой-то. В то же время меня беспокоит…» Вы не настаиваете на своём, не вставляете коллеге палки в колёса, а делаете так, чтобы он разделил с вами ответственность за последствия.

Это здорово помогает договариваться и оставаться союзниками.

Как отвечать тем, кто «только спросить»

Когда на сдачу НДС или прибыли остаётся два дня, коллеги из других отделов так и норовят что-то спросить. Те, кого остановила запертая дверь, просачиваются в почту.

Можно не отвечать сразу или установить автоответ, но некоторые ситуации требуют быстрой реакции, а адресат может обидеться, что с ним говорит робот. Мне больше нравятся шаблоны ответа.

Их можно сохранить в ворде, копировать и вставлять в письмо.

У меня много шаблонов. Например, весь год я отказывалась от выступлений на конференциях. Меня зовут на конференции, я пишу «Здравствуйте, Анна!» и добавляю стандартный ответ:

Я могу подправить текст в зависимости от ситуации, а если на том конце очень доброжелательные люди, то добавлю от себя какое-нибудь пожелание. Это быстро, но более человечно, чем автоответ.

В работе бухгалтера это тоже может пригодиться. Например, сотрудник летал в командировку, потерял посадочный талон и спрашивает, что теперь делать. Можно скопировать ответ из шаблона:

Как выходить из конфликтов

Случается, что бухгалтерам пишут люди на эмоциях, разгневанные или расстроенные: «Мне зарплата пришла вполовину меньше. Что происходит??? Как вы там считаете? И что мне теперь делать? За садик платить нечем. Вы, что ли, будете с моим ребёнком сидеть? Пишу на вас докладную начальнику».

Если собеседник расстроен, ему трудно вас услышать и воспринять доводы, и конфликт, скорее всего, будет нарастать. Лучше подойти и обсудить ситуацию лично, а если такой возможности нет — позвонить. 

Но бывает, что и звонить сразу опасно, лучше взять паузу. Если этому предшествует диалог на повышенных тонах, можно сказать:

Это очень расслабляет: собеседник видит, что вы готовы идти ему навстречу, и перестаёт видеть в вас врага.

Вообще это обезоруживает — когда ты злишься, а тебе готовы идти навстречу. Злиться уже невозможно.

Недавно я поднималась в метро на эскалаторе, было много людей, а мужчина пытался протиснуться вперёд и спросил: «Можно я пройду?» Я ему говорю назидательным тоном: «Вообще-то, когда много людей, ходить по эскалатору нельзя».

Он прошёл на две ступеньки вверх, обернулся и улыбнулся мне. Как же мне стало стыдно! Я стояла, смотрела на него и не знала, куда деться от стыда. Так устроены человеческие отношения. В письмах это тоже можно использовать.

Записали Елена Галичевская и Мария Скобелева

Источник: https://kontur.ru/articles/5670

Как правильно отвечать на письма организаций

Как правильно отвечать на письма организаций

5/5 (6)

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец ответа на запрос информации:

СКАЧАТЬ образцы писем-ответов на запрос о предоставлении информации можно по ссылкам ниже:

Как правильно составить документ

Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:

  • Шапка письма. Расположена в правом верхнем углу (иногда в левом верхнем). Тут прописываются полные реквизиты компании, посылающей ответ по запросу: полное наименование, ИНН, КПП, ОКПО, юридический адрес, местонахождение, контактный номер телефона, электронная почта;
  • В противоположном верхнем углу указываются данные лица, направившего запрос. Если это юрлицо, то прописываются также вышеуказанные реквизиты и контактное лицо, действующее на основании устава или доверенности;
  • В журнале исходящей корреспонденции нужно сделать пометку о том, кому и когда был отправлен ответ. Тема письма указывается на усмотрение лица, вносящего данные в журнал;
  • Далее, посередине, пишем обращение. Например, «Уважаемый, Сергей Петрович».

Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:

  • При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;
  • При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.

Как ответить на обращение граждан?

Если запрашивались документы или выписки из них, то к ответному письму могут быть  приложения на нескольких листах (содержащие такие документы). В конце ставится дата и подпись генерального директора компании с расшифровкой и печатью.

Ответ на запрос составляет и высылает только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был написан запрос.

Исключения составляют случаи:

  • Болезнь сотрудника;
  • Отпуск;
  • Увольнение;
  • Командировка;
  • Отсутствие сотрудника на рабочем месте по иной причине.

В такой ситуации ответ составляет тот, кто его замещает. В ответе на письмо-запрос рекомендуется использовать методику «отзеркаливания», т.е. использовать в тексте те же самые стилистические приемы, обороты речи, метафоры, терминологию и т.д.

Соблюдение данного условия допустимо только в том случае, если запрос составлен грамотно. Нецелесообразно отвечать на полученное письмо такими же ошибками и недочетами. К тому же, некорректно указывать обращающемуся к вам человеку на его ошибки. Это правило плохого тона.

Старайтесь грамотно излагать свои мысли в письме. Оно должно быть, по возможности, кратким, но емким. Деловой стиль изложения сути – обязателен. Старайтесь обращаться к заявителю максимально вежливо и сдержанно. Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения.

Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость  и ложную информацию.

Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности

На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.

Они делятся на две группы:

  • Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
  • Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

Отличие двух данных категорий ответов – их содержание.

Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации.

В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.

особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.

Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.

Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?

Как оформить письмо-ответ правильно

Форма ответа может быть:

  • В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
  • В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов  фирмы).

В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.

Как составить ходатайство об истребовании документов?

В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в  журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.

В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции. Занесение писем в них – обязательное правило любой организации. Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке.

Правила документооборота у всех компаний практически едины. В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.

Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.

Как отправить документ получателю

Способы отправки письменного ответа на запрос могут быть любыми:

  • почта;
  • курьер;
  • факс;
  • электронная почта;
  • вручение лично.

Образец заявления в Прокуратуру о проведении проверки.

Но если вы все же хотите подстраховать себя, то лучше отправлять по Почте РФ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на такое письмо

По правилам деловой этики, все письма в рамках официальной переписки сторон требуют ответа. Но существуют и исключения.  Например, не нужно ждать ответа, если запрос поступил вам, и вы уже написали на него свой ответ.

Часто письменный ответ на вопрос является отправной точкой в начале деловых взаимоотношений между сторонами. Например, у вас запросили информацию об оказываемых услугах. Ответ вашей компании полностью устроил будущего партнера и был заключен контракт на сотрудничество.

Посмотрите видео. Как загрузить документы для представления в налоговую инспекцию:

Источник: https://potreb-prava.com/dokumenty/otvety-na-obrashheniya/obrazec-pisma-otveta-na-zapros-o-predostavlenii-informacii.html

Как оформить письмо-ответ

Ряд поступающей в организацию корреспонденции требует отправки ответов по тем или иным вопросам. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить письмо ответ на запрос.

Источник: https://sroorgru.com/kak-pravilno-otvechat-na-pisma-organizatsiy/

«Вернусь с ответом»: как правильно вести деловую переписку | Rusbase

Как правильно отвечать на письма организаций

«Уважаемые коллеги»‎, «убедительная просьба»‎, «по результатам встречи»‎ и подобные выражения давно стали пережитком канцеляризма и теперь считаются излишне формальными в деловой коммуникации. Современная переписка предполагает структурированность мыслей и словесную доступность. 

CEO коммуникационного агентства Monstars Ирина Ефимова рассказывает, как писать клиенту с новым предложением, отвечать на грубые сообщения и решать срочные задачи по email.

«Вернусь с ответом»: как правильно вести деловую переписку Ирина Ефимова

Эффективная письменная коммуникация — один из главных уроков, который компании вынесли в результате локдауна.

Правильно сформулировать мысль и донести ее в том виде, в котором она у вас в голове, не самая легкая задача.

Пусть многочисленные Zoom-встречи проходят куда продуктивнее, но только почта подтверждает достоверность вашей коммуникации, сохраняя самую важную информацию. Именно поэтому письмо должно быть легко читаемым. 

Но существуют моменты, которые злят любого получателя, — проверено на многолетнем опыте обмена электронными письмами. Вот они:

  • Небрежность. Письмо без темы, начало предложения со строчной буквы, орфографические ошибки видны сразу и могут моментально вывести адресата из себя. 
  • Одно письмо — несколько мыслей. Неудобно, когда в письме заключено сразу несколько идей и предложений: если у других коллег, которые стоят в копии, появятся вопросы, переписка быстро превратится в один сплошной поток из переспрашиваний. Поэтому в тему письма лучше сразу выносить ту проблему, которая будет решаться в переписке.
  • Письмо в выходной день. «Как твой отпуск?» — самое последнее, что хочет получить человек во время заслуженного отдыха. Если вам прислали такой вопрос, то это верный признак того, что за ним кроется предложение поработать прямо сейчас. На месте работодателя — сразу и вежливо объясните ситуацию, почему вы просите поработать человека в выходные. На месте сотрудника — дайте ответ, при этом не бойтесь отказать, если вы действительно не можете выполнить задачу.  
  • Срочная задача. ASAP или «эта задача в приоритете» сразу заставляют адресата испытывать стресс. Даже если задание и правда срочное, не стоит поднимать панику. Нужно спокойным тоном перенести срок сдачи, либо предложить помощь.
  • Панибратство. Чтобы не допускать ошибку в имени или не переходить слишком рано на «ты», лучше уточнить у сотрудника / коллеги / партнера формулировку комфортного к нему обращения с самого начала переписки.
  • Вспомогательные материалы следующим письмом. Перед отправкой перепроверьте несколько раз, точно ли вы приложили к письму все необходимые файлы. Если отправите их позже, вложения могут затеряться среди кипы других писем. 

Shuttesrtock/slava17

Кейсы

Деловая переписка не терпит шаблонов и канцеляризмов, поэтому о «добром времени суток» и «с надеждой на скорейший ответ» лучше забыть и заменить их на более человеческие и простые выражения.

И все же в каждом деловом письме есть особая логика, которая отличается в зависимости от проблемы, решаемой в переписке.

Ниже — несколько примеров ситуаций и советов, как решить все мирным путем и без нервных звонков.

Предложение о расширении сотрудничества

Здесь нужен индивидуальный подход, стандартных шаблонов в этом случае нет. Постарайтесь изначально прочувствовать своего клиента и ответить на следующие вопросы: «Какая информация ему понадобится?», «Как долго он будет принимать решение?», «Нужно ли ему время, чтобы посоветоваться с коллегами?». 

Как только вы прощупаете почву, переходите к презентации собственной идеи. Постарайтесь емко и кратко описать, в чем ключевой смысл вашего проекта. При этом не используйте водянистые выражения и восхваляющие эпитеты. Приводите основные причины, по которым вы обращаетесь к клиенту, рассказывайте, в чем будет состоять уникальность продукта. 

Если это первое письмо, объедините в нем только ту информацию, которой будет достаточно для ознакомления. И уже в последующем можно высылать сметы, детали проекта и особенности реализации. Главное — соблюсти дружелюбный посыл и не тяготить клиента. Обычно давление считывается сразу, поэтому не ждите от него сиюминутного принятия решения.

Что должно быть в вашем письме:

  1. Суть предложения.
  2. Описание проекта.
  3. Какую проблему решает продукт.
  4. Какие задачи стоят перед продуктом.
  5. Конечный результат, решение.
  6. Сроки реализации.
  7. Стоимость.
  8. Дедлайн ответа.

И в конце можно предложить дополнительный звонок, если клиент захочет обсудить проект детальнее.

Письмо потенциальному клиенту/партнеру по проекту

Одно дело, если вы выступаете с идеей о расширении вашего сотрудничества, а другое, если вы предлагаете совершенно новый продукт. Тут тактика написания письма меняется. Вам нужно соблазнить потенциальных партнеров или рекламодателей и привлечь их к сотрудничеству, но как? 

Во-первых, письмо должно быть персонализированным. Укажите имя адресата, чтобы письмо не выглядело рассылкой. Нелишними будут пара красивых слов о работе той компании или человека, на чью почту вы адресуете предложение.

Людям всегда нравится получать комплименты, а письмо с предложением нового продукта — лучший случай их сделать.

Стоит упомянуть успешно реализованные кейсы этой организации, чтобы адресат понял, насколько вы заинтересованы в сотрудничестве.

Во-вторых, дать получателю возможность отказаться. Именно этот посыл еще больше подтолкнет адресата на положительный ответ. 

В-третьих, не раскрывать все карты. По минимуму рассказать о продукте и предложить подробнее ознакомиться с дополнительными материалами, если у компании возникнет интерес.

Напоминание о дедлайне

Это очень щепетильная тема. Сделаешь коллеге замечание до дедлайна — только разозлишь его, а после истечения срока уже и сам будешь зол.

С первых строк важно дать понять человеку, что вы пишете с добрыми намерениями и заботитесь о благе компании. Не нужно прятаться за вопросом «Как дела?».

Лучше напрямую спросить «Как продвигается работа?», так как любые попытки подобной маскировки будут только раздражать коллегу. 

Поинтересуйтесь, как вы можете помочь в выполнении задачи или ускорить процесс — тогда ваш подопечный точно почувствует заботу. Главное, чтобы это выглядело искренне, а не лестно. Если он отвечает не сразу, постарайтесь терпеливо ждать и не сбрасывать на него множество коротких гневных сообщений с просьбой выслать все ASAP. 

Наем нового сотрудника

Приглашение нового специалиста в команду — отдельный вид переписки, в котором есть множество неочевидных моментов.

Письмо не должно быть наполнено самолюбованием и бесконечными дифирамбами вашей компании. Если специалист достаточно компетентный, он почувствует неискренность в письме и ответит отказом.

Поэтому на первом этапе не стоит давить на человека, лучше дать возможность заинтересоваться позицией.

Для начала представьтесь и дайте краткое описание деятельности компании, релевантное предлагаемой должности. А затем, как и в письме-предложении продукта, расскажите, чем вас впечатлил прошлый опыт работы кандидата и насколько он будет полезен в работе над проектами вашей организации.

Главное — в конце оставить «крючок» в виде предложения рассказать о вакансии поподробнее, человек точно на него клюнет или сразу ответит отказом. 

В последующей переписке обозначьте весь функционал и предложите оппоненту самому задать вопросы. Та часть, в которой работодатель и работник обсуждают заработную плату, обычно самая неловкая, но такого чувства можно избежать, если честно изложить все свои ожидания, дать право на отказ либо попытаться найти компромисс. 

Shutterstock/Pixel-Shot

Ответ на грубость в письме

Первое правило ответа на хамство — не отвечать хамством. Лучше спокойно начните диалог. С первых строк поблагодарите человека за обращение и признайте свою ошибку. Далее поделитесь своим видением ситуации и вариантом решения проблемы. Завершаем письмо вежливым предложением и готовностью продолжить общение.

Как достичь максимума

Нет никаких кодовых слов и шаблонных фраз, которые расположат читателя и загладят любой текстовый скандал. Ключевые составляющие любого делового письма — забота об адресате и уважение его границ. 

Если вы злитесь на получателя письма или пытаетесь навязать ему свое мнение, это сразу чувствуется даже сквозь текст. Поэтому старайтесь делать письмо как можно более удобным для адресата и писать, избегая подтекстов и завуалированных смыслов.

Фото на обложке: Shutterstock/SvetaZi

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

Источник: https://rb.ru/opinion/business-correspondence/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.